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病院、医療機関の未収金回収対策
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未収金対策は、「未収金回収がすべてでない」ということは、これまでも申し上げてきましたが、 未収金残高を減らすためには、未収金を回収するためのノウハウ、スキルが絶対に必要です。
ここでは、いよいよ皆様の関心が高い未収金回収対策をご案内します。

【目次】
1.未収金回収の実際とその問題点
2.回収の成果をあげるための3つのポイント
3.所在者不明対策について
4.交通事故未収金対策
5.労災未収金対策
6.「債権管理」という業務の重要性

1.未収金回収の実際とその問題点
未収金を回収する具体的方法としては、概ね次のような方法が採られています。

@電話連絡
A通常郵便での請求
B内容証明郵便での督促
C訪問回収
D法的手続(支払督促申立、少額裁判、民事調停、公正証書作成など)

ところが、実際は・・・
例えば、電話をかけるだけとか、内容証明郵便を送るだけとか、
単発的な方法しか取っていないところが目立ちます。

また、内容証明郵便を送るにしても、そこには市販本の雛形どおり
「本書到達後、5日以内にお支払いがなければ、法的手続を取ります。」
という内容の文章を書きますが、実際に法的手続をする予定もないのに、
このようなことを書いても、相手方へ圧力をかけることにはなりません。

残念ながら、これでは成果はあがりません・・・。

原因は、言うまでもなく債権回収に関するノウハウとスキルの不足です。

例えば
@督促の電話のかけ方(電話での話し方、電話をかける時間帯・タイミングなど)
A相手方や保証人との交渉の仕方、落としどころの判断
B請求書や内容証明郵便の書き方や出すタイミング
C訪問回収のやり方(コツや注意点など)
D効果的な法的手続の選び方(支払督促がよいのか、少額裁判でいくべきか)や、それら手続をするタイミングなど

このような債権回収に関するノウハウやスキルの不足が、未収金回収業務を弁護士法人等へ外部委託しようとする考えにつながっているのは間違いないでしょう。

2.回収の成果をあげるための3つのポイント
では、どのようにすれば回収の成果をあげられるのか、そのポイントを3つにまとめてみました。

ポイント1 回収は初動のスピードが命!
入院患者や外来患者が、支払いをせず支払誓約書も出さずに、だまって帰ってしまった場合
支払誓約書は出したが、支払期日になっても支払いがない場合

このように 回収すべき未収金が発生した場合には、直ちに回収行動に移らなければなりません。

というのは、最初は「申し訳ない」という気持ちがあった人も、時間が経つうちにその気持ちも薄れてしまい、 支払いに応じるのが億劫になってしまうものだからです。

「あと2,3日待ってみよう」とか考える人も多いのですが、それではダメです。

未収発生、即回収!

この思考パターンの徹底と迅速な行動が回収率を引き上げます。

病院の管理部門としても、発生した未収金に対して迅速な対応がされているか目を光らせることが大切です。

例えば、発生後3日を経過しても回収できていない未収金は回収の進捗状況を書面で報告
させるなどして、回収すべき未収金が放置されていないかチェックしましょう。

また、未収金が発生した場合には入院係や会計係は直ちに未収金管理回収担当者に報告するよう義務付けて、 その者らがこの報告義務を怠っていないかどうかチェックする必要もあります。

ポイント2 回収は、段階的に手順を踏む方法が効果的
未収金回収の方法としては、相手方の出方に応じて段階的に手順を踏む方法が効果的です。

例えば・・・
@最初は電話にて支払いを案内する。
A次に、指定した期限までに支払わなければ、普通郵便で請求する。
Bそれでも支払わなければ、内容証明郵便で督促する。
という具合です。

このような方法によって、相手方に「じわじわと追い詰められていく感覚」を与えることが
できます。

また、電話→通常郵便→内容証明郵便と段階が移るに従ってコストが高くなってきますので()、 いきなり内容証明郵便を送るというよりも、コストが安く済む段階で回収できれば、それだけコストも抑えられることになります。

※回収行為に要するのコスト
電話→電話代と電話をかける労力
通常郵便→郵便代80円と書面を作成し、送付する労力
内容証明郵便→1通1,220円の郵便代とこれを作成し、郵便局に出しに行くという労力

また、複数の方法を組み合わせることも効果的です。

例えば・・・
@最初に電話にて支払いを案内したが、指定した期限までに支払わなかったので、普通郵便で請求書を送ると同時に、電話で再度期日まで支払うよう請求する。
A内容証明郵便を送付後、支払期限の前日に自宅訪問する。

という具合に、複数の回収方法を組み合わせ、同時攻撃時間差攻撃波状攻撃を仕掛けることで、相手方に強いプレッシャーを与えることができます。

ポイント3 最も成果があがる回収方法とは?
「最も成果があがる未収金回収方法って何ですか?」

これは最もよく聞かれる質問ですし、皆さんも一番知りたいことでしょう。

実はそのような方法があります!

私も病院勤務時代、この方法を意識的に取り入れることによって、回収率90%以上の成果をあげてきました。

未収金回収で成果をあげている病院、医療機関は、間違いなくこの方法を取っています。

 
その方法については、私の「企業秘密」の部類に属する情報ですので、誠に申し訳ないのですが、こちらではお伝えすることができません。
3.所在不明者対策について
未収金の回収をしていると、電話をしても通じない、郵便で請求書を送ったが「あて所尋ねあたらず」とか、 「転居先不明」とかの理由で、郵便が届かないというケースがよくあります。

このようなケースでは、住民票戸籍の附票を取り寄せることで、所在不明であった者の所在が判明することがあります。

しかし、戸籍法、住民基本台帳法の改正により、平成20年5月以降は戸籍の附票や住民票の交付要件が 厳しくなったため、これらを取り寄せることが難しくなってしまいました。

このような状況の下でも、当事務所は行政書士事務所ですので、弁護士事務所等と同様に
「職務請求書」という特別な請求用紙を用いて、戸籍の附票や住民票を合法的に
取り寄せることができます。

4.交通事故未収金対策
交通事故による傷病は、通常の怪我や病気と異なり、交通事故という相手方の行為に起因する傷病ですので、 その治療から発生した未収金については、単に患者に請求すればよいものではありません。

それゆえ、未収金の発生形態や原因も通常とは特異な面があります。
そこで、その対策も未収金が発生するその特異な実態に即したものでなければなりません。
さらに、患者の被害者意識も加わわりますので、交通事故の未収対策には大変苦労します。

そのせいか、入院未収金などの対策には熱心な病院、医療機関も、この交通事故未収金に関しては、 十分に対応し切れていないところが多いようです。

実態1 支払方法自体が決まっていない(支払方法の保留)・・・
交通事故に因る傷病の診療費は、
@任意一括払いにするのか、
A強制自賠責請求をするのか、
B健康保険を使用するのか、
患者に決めてもらわなければなりませんが、その支払方法が決まらないまま放置されている案件が数多くあります。

支払方法の決定をいつまでも患者まかせにしておいてはいけません。
病院サイドでイニシアチブを取って決めさせましょう。

病院管理部門としても、このような支払方法保留案件の件数と金額を、 定期的にチェックすることが必要です【数値管理の必要性】

実態2 事故の相手方が「治療費を支払う」と言いながら、未払い・・・
交通事故の相手方が「自分が怪我の治療費を支払う」と意思表明していながら、 支払われていないというケースがよくあります。

このようなケースの場合、病院、診療機関としては患者以外の第三者に診療費の支払いを請求することはできませんので、 患者を通じて早急に相手方に支払ってもらうよう依頼するのか、患者本人払いに切り替えるのか決めなくてはなりません。

このようなケースでも合法的に相手方に支払わせる方法、さらに裏ワザがあります。

病院管理部門としても、このような第三者未払い案件の件数と金額を、定期的にチェックすることが必要です【数値管理の必要性】

実態3 保険会社に請求しても入金がない・・・
保険会社に請求しているにもかかわらず、入金がされていない案件が実は多くあります。
その原因として、例えば、示談未成立、症状固定後の治療、保険会社担当者の退職・転勤・怠慢 による放置などがあります。

残念なことに、そもそも保険会社から入金があったか否かチェックしていない(請求しっぱなし)ケースや、 保険会社に請求さえしていない(請求漏れ)ケースもあります。

病院管理サイドとしても、保険会社への請求件数・金額と入金のない件数・金額を、定期的にチェックすることが必要です【数値管理の必要性】

さらに、請求漏れなどがないかについてもチェックすることが必要です。

5.労災未収金対策
労災による傷病も、通常の怪我や病気と異なり、就業中または通勤中の事故に起因する傷病ですので、未収金の発生形態や原因も通常とは特異な面があります。

そこで、その対策も交通事故の場合と同様に、未収金が発生するその特異な実態に即したものでなければなりません。

実態1 労災手続に必要な書類が提出されていない・・・
そもそも労災で療養給付を受けるために必要な書類(様式第5号など)が提出されていないケースがよくあります。

このようなケースの場合も、必要な書類の提出を患者まかせにしておいてはいけません。
病院サイドでイニシアティブを取った対策を講じる必要があります。

病院管理部門としても、労災として受付した案件のうち、必要な書類が提出されていない案件が何件あるのか、を定期的にチェックすることが必要です【数値管理の必要性】

最近は、労災事故を起した会社が労災保険に加入していないケースが増えています。
しかし、このようなケースでも労災事故にあった方は労災給付を受けることが可能ですから、
速やかに労災事故を起した事業所を管轄する労働基準監督署に相談に行きましょう。

実態2 労災認定されずに多額の未収金が発生・・・
労災の手続をしたが、労災認定がされない結果、多額の未収金が発生してしまうケースがあります。
とくに通勤労災の場合には、このようなケースが生じます。

件数自体はさほど多くはないのですが、患者本人には支払意思が欠しく、また支払能力もない場合が多いので、 このような案件が発生すると、これを回収するには大変な困難が伴います。

病院管理部門としては、このような案件が発生した場合には労災担当者すみやかに報告するように義務付けさせ、 顧問弁護士等の専門家を入れて病院をあげて解決をバックアップするよう努めなければなりません。

実態3 RIC(労災保険情報センター)に請求しても入金がない・・・
RIC(労災保険情報センター)に請求しても入金がないというケースも結構あります。

このような事態が生じる原因としては、労働基準監督署が労災なのか疑っている(患者の私病ではないのか?通勤労災の要件を満たしているのか?)ケースなどがあります。

残念なことに、労災の場合にも、入金があったか否かチェックしていない(請求しっぱなし)ケースや請求さえしていない(請求漏れ)ケースがあります。

病院管理サイドとしても、RICへの請求件数・金額と入金のない件数と金額を、定期的にチェックすることが必要です【数値管理の必要性】。 さらに、入金がない場合その原因や、請求漏れなどがないかもチェックすることが必要です。

6.裁判などの法的手続について
法的手続は実は難しくはない(本当)!

裁判や支払督促申立といった法的手続は、とても難しいイメージがありますが、一度されてみたらお分かり頂けるように、 決して難しいものではありません。

とくに、未収金回収のような債権回収案件では、裁判で主張すべきことや提出すべき証拠などは決まりきっていますので、 法廷での駆け引きなど特別なことを要求されることはありません。

ほとんどの方が「この程度なら弁護士に頼むまでもない。」と感じることでしょう。

手続や書類の書き方など分からないことがあれば、裁判所に尋ねれば丁寧に教えてくれます
(私も最初のころは近くの簡易裁判所に通って書類の書き方を教わっていました。)。

法的手続を取ったとしても必ずしも回収できるとは限りませんし、法的手続には何よりも時間と労力、 費用がかかりますので、闇雲に法的手続を取ったところで成果には結びつきません。
しかし、 支払能力があるにもかかわらず支払いに応じないような「悪質滞納者」には、 法的手続を取ってみるのも一つの方法 だとは思います。

「法的手続が未収金回収に必ずしも有効でない」という理由
未収金の回収というと、すぐに裁判など法的手続を思い起こす方が多いと思われますが、
実は、必ずしも有効な方法とは限らないのです。

このことは、当サイト「裁判に頼らない債権回収」のページに詳しく述べていますので、
興味のある方は、そちらをご覧下さい。

また、そこでは、法的手続に頼らずに未収金を回収するノウハウを満載しています。

7.「債権管理」という業務の重要性

債権を管理するとは?
例えば・・・
患者が退院時に入院費の支払いができない場合、
同様に外来診療後に診療費の支払いができない場合、
未収金を支払うよう督促をかけたところ、先方から支払いの申し出があった場合
などに、「後日払い」または「分割払い」の約束をされる場合があります。

約束どおりにキチンと支払いをしてくれればよいのですが、なかなかそうはいきません。

問題なのは、病院側が支払約束の期日を過ぎても入金確認をせずに放置していることが多いことです。

入金予定日の管理入金の確認は、未収金管理の基本中の基本です。
入金予定日に入金がなければ、すぐに次の手を打たなければなりません。
前にも述べましたが、未収金回収は、初動のスピードが命です。

さらに、 未収案件ごとの回収の進捗状況も管理する必要があります。

例えば・・・
先に述べた後日払いや分割払いの入金予定日、入金履歴の他、
現在は電話連絡の段階なのかとか、内容証明郵便を送って反応待ちだとか、
本人と連絡が取れないので保証人と交渉中であるとか、
支払督促が相手方に送達されて週明けには仮執行宣言申立をする予定であるとか、
そういった具体的な回収作業の進捗状況の管理が必要です。

なぜなら、そうしないと回収担当者としては、日々どの案件につきどのような作業をしたらよいのか分からず、 効率的かつ実効性のある回収行動ができません。
また病院の管理部門としても、回収担当者がルールどおり適切に回収行動をしているのか、 はたして成果があがっているのかを、チェックできないからです。

このように 債権回収のために必要な一連の情報を管理する作業を「債権管理」と呼びます。

債権管理を手助けするツール(道具)の必要性
この「債権管理」は、実はとても面倒で厄介な作業です。

管理の対象となる未収金が数十件程度ならまだしも、これが百件を越してしまうと、 入金予定日や入金の有無をいちいち確認したり、回収状況を記録したりといった作業に忙殺されてしまい これらの作業を要領よくこなさないと、肝心の回収作業に手が廻らなくなってしまいます。

そこで、近時は医療経営コンサルタント会社やシステム開発会社が販売している「未収金管理システム」 というソフトウェアを導入している病院、医療機関も増えてきています。

確かに、そのようなソフトウェアを導入すれば債権管理の手間はだいぶ省けるでしょう。

しかし、問題は費用の高さです。

某大手医療コンサル会社が販売する「未収金管理システム」を導入した場合、イニシャルコストだけで300万円以上、 さらに保守などのランニングコストは毎月30万円もかかります。

確かに、あれば便利なことは間違いないのですが・・・
導入を検討するに当たっては、果たして採算が見合うのかどうか
慎重に検討する必要があろうかと思います。

システムは、あくまでも経過管理の道具に過ぎず、システムを導入したからといって、
それで未収金が減るわけではありません。

立派な「未収金管理システム」を導入したところで、これまで述べてきたような 未収金予防対策や回収対策を取らなければ 未収金は絶対に減らせないのです。


実際に未収金を減らせるのは、機械ではなく、人の行動だけなのです!


このあたりを見誤ると、「未収金管理システムを導入したのに、未収金は減らない・・・なんで?」ということにも なりかねません。

このような立派なシステムが必要か否かはさておき、 債権管理業務を効率的にこなすためには、これを手助けする何らかのツール(道具)は必要だろうとは思います。

問題はそのツールを何にするかについてですが、ちなみに、私は「MicrosoftExel」と某「無償ソフト」を活用していました。 もちろん、コストフリーです。

確かに、債権管理専用のソフトウェアに比べれば、引けをとるかもしれませんが、
未収金の債権管理業務を遂行する上では、まったく支障ありませんでした。

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